¿Qué son documentos confidenciales? ¿Cómo identificarlos?

Llevamos ya varios posts explicando por qué es importante destruir la documentación confidencial de una empresa. Pero quizá tienes dudas. ¿Qué son documentos confidenciales exactamente? Vamos a tratar de solucionar tus principales dudas en estas siguientes líneas de nuestro blog. ¡Comenzamos!

En un artículo anterior, ya os contamos dónde residía la importancia de la destrucción de documentos para cumplir con la LOPD. Esta ocasión va a ser un poco diferente, ya que queremos dejar claro cómo identificar esa clase de documentos entre toda la información que manejamos día tras día. No siempre es fácil.

Si te para a pensarlo, te darás cuenta que día tras día, en tu trabajo se va recopilando una grandísima cantidad de documentos, declaraciones, registros… Muchos de ellos contienen información que puede ser considerada como confidencial o personal y que exige un tratamiento adecuado y acorde a la ley.

Qué son documentos confidenciales y cuáles son los tipos que existen

Nos referimos a aquellos que contienen información de uso exclusivo de la empresa y que deben ser protegidos de una manera especial. Ahora que ya sabemos qué son documentos confidenciales, llega el momento de explicarte cuáles son los tipos más habituales:

  • Documentos de entidades financieras y estados de cuentas de tarjetas bancarias. Básicamente, cualquier documento bancario o que guarde relación con acciones, inversiones, facturas, recibos de cajeros automáticos, identidad de usuarios o sus hábitos de gasto ha de ser destruido de forma confidencial.
  • Las nóminas de los empleados.
  • Declaraciones de impuestos: Esta información ha de ser guardada durante cinco años, según reza la ley vigente. Posteriormente, tendrá que ser destruida.
  • Registros de seguros
  • Documentos burocráticos que puedan guardar cierta relación con informes de pensiones o declaraciones de impuestos o subsidios.
  • Además, también deberán de ser destruidos aquellos documentos con información personal de los empleados o clientes.

Ten presente que las consecuencias de una mala protección de los datos pueden ser peligrosas para la integridad de la empresa que los alberga. Para evitar situaciones nada deseables, lo ideal es ponerse siempre en manos de empresas altamente especializadas que sean capaces de ofrecernos una atención de calidad.