La destrucción documental confidencial es fundamental hoy en día, con el fin de proteger los derechos de las personas que han confiado sus datos a las empresas, y de los que estas son responsables, según la Ley Orgánica de Protección de Datos. Con el objetivo de poder cumplir con el actual RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), es muy importante conocer exactamente qué documentos confidenciales son los que debe destruir una empresa.
Documentos confidenciales que deben ser destruidos
- Documentos con datos fiscales y números de cuenta: son considerados como datos altamente sensibles. Es muy común encontrarlos en documentos de nuestros proveedores y clientes, por ejemplo.
- Documentos de desplazamientos: aquí entrarían todos aquellos relacionados con viajes, como billetes de avión o de AVE, reservas de hoteles. Todos ellos cuentan con numerosos datos confidenciales que necesitan ser destruidos.
- Listado de clientes, proveedores o empleados: es habitual contar con listas en las que incluimos a todos nuestros clientes, empleados y proveedores junto con los datos más relevantes, como la dirección, el teléfono, así como datos económicos y fiscales. Este tipo de documentos deben estar guardados en un lugar seguro, y, cuando ya no sean necesarios, la empresa debe destruirlos adecuadamente.
- Información sensible para la compañía: aquí incluimos todos aquellos documentos que contienen información confidencial de operaciones financieras y comerciales de la firma. Por ejemplo, registros de licitaciones, estados de cuentas contables, ofertas, datos bancarios, declaraciones de la renta, números de cuentas, etc.
Al margen de todo esto, hay que tener en cuenta, que, a medida que nos adentramos en una era cada vez más digital, nos olvidamos de que los documentos en papel son una de las vías más habituales de robo de identidad. De esta forma la destrucción documental confidencial cobra una gran importancia para las empresas, aportando una mayor tranquilidad a las mismas.
Además, contratar a una empresa especializada en la destrucción de documentos confidenciales como Natura-Activa, es clave para hacer esta tarea de forma segura, evitando así posibles multas, el robo de datos, denuncias de clientes, proveedores y empleados, así como para ayudar a reducir la contaminación con un adecuado reciclaje.