¿Tienes clara cuál debería de ser la prioridad en la destrucción de documentos? Es decir, ¿cuáles son los primeros de los que debemos encargarnos para cumplir con la legalidad vigente? Ya sabes que esta actividad implica, entre otras cosas, un cuidadoso trabajo de selección de toda aquella documentación que es factible de ser destruida una vez que se ha cumplido con los periodos de tiempo previstos para su conservación.

Ya sabes que las principales claves de la destrucción confidencial vienen marcadas por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Estos dos textos son los encargados de velar y proteger todos los datos personales que puedan recogerse, luchando contra el robo o suplantación de identidades. En estas normas también nos encontraremos las hipotéticas sanciones a las que nos exponemos en caso de incumplimiento.

Por todo lo anteriormente expuesto, es responsabilidad de cualquier empresa proteger todos los datos recogidos durante el tiempo marcado por la ley. Una vez que se vence ese plazo, también deberán encargarse de proceder a una destrucción confidencial adecuada.

¿Cuál es la prioridad en la destrucción de documentos?

En el día a día de cualquier organización, son varios los tipos de documentación que se pueden ir recabando y que son susceptibles de tener que ser destruidos de forma confidencial llegado el momento. Así, podemos diferenciar entre:

• Documentos de entidades financieras en los que se recojan datos fiscales o números de cuentas.
• En relación a todo lo anterior, también habrá que encargarse de cualquier información sobre tarjetas de crédito, saldos de cuentas, números clave, identidades del titular, resumen de los gastos realizados o ingresos disfrutados…
• Otro tipo de documentos que debe contar con una alta prioridad en la destrucción de documentos son las nóminas de empleados.
• Los listados de cliente, proveedores o trabajadores también requieren de una atención especial. No en vano, en esta clase de documentación es sencillo encontrarse con toda clase de datos personales, como direcciones o números de teléfono.
• Documentos sobre operaciones financieras.
• Declaraciones de impuestos, ya sean aquellas relacionadas con el IVA, el IRPF o Patrimonio.
• Del mismo modo, también han de contar con prioridad en la destrucción de documentos los recibos, multas o sanciones, siempre y cuando provengan de administraciones públicas y siempre y cuando haya finalizado ya el periodo de prescripción.
• Informes médicos no vigentes.
• Seguros caducados.
• Pasaportes, NIF o NIE que ya no se encuentren vigentes.
• Billetes y tarjetas de embarque en las que se encuentren datos personales de los viajeros.

Como puedes intuir, absolutamente toda la documentación, ya sea legal o no, tiene su propio periodo de prescripción tras el cual, debemos proceder a una destrucción confidencial profesional para evitar cualquier riesgo de robo y una hipotética sanción.