Seamos claros: existe un claro peligro de almacenar archivos importantes sin control ni seguridad alguna en el ámbito profesional y empresarial. Si eres empresario o disfrutas de un cargo de responsabilidad, estas líneas de nuestro blog que te hemos traído, te interesan. Esperamos que te sirvan para aclararte algunos conceptos y entender por qué el descontrol no es bueno para ti ni para tu negocio.

Robo, pérdida, filtración… Son muchas las fórmulas que pueden ponernos en un compromiso o ante un serio problema. La protección de la identidad y de la información personal es una obligación y una prioridad hoy en día si no queremos tener que hacer frente a duras sanciones y multas.

Lo primero de todo siempre va a ser saber identificar documentos confidenciales, tener claro cuáles forman parte de este grupo y cuáles no para poder darles el trato legal que se espera de ellos. Desde Natura Activa ponemos a tu disposición nuestra consultoría de protección de datos, que te facilitará el día a día de tu empresa y te aportará esa tranquilidad necesaria de saber que estás cumpliendo a rajatabla con todas las normativas y leyes.

Te explicamos el peligro de almacenar archivos importantes

Esto tienes que tenerlo claro: mientras toda la información sea manejada de forma correcta y cuentes con el consentimiento legal para almacenarla y tratarla, no existirá peligro de almacenar archivos importantes más allá de que puedan darse robos, pérdidas o filtraciones. Eso sí, un punto del que debemos ser conscientes es que no podremos almacenarlos de forma indefinida, sino que existen plazos que todos hemos de cumplir, independientemente de que estemos hablando de datos físicos o digitales.

Así, por ejemplo, si hablamos de documentación mercantil o de contabilidad, es preciso conservar de forma segura toda la información durante un plazo de seis años. En este grupo nos encontramos con las típicas facturas, pagarés, comprobantes de pago o libros de contabilidad. Más allá de este plazo de tiempo, una organización no tendrá la obligación de conservarlos.

En segundo lugar, los documentos laborales también cuentan con un plazo mínimo de conservación, que llega hasta los cuatro años. Este plazo coincide exactamente si nos centramos en los documentados de carácter fiscal, como pueden ser las declaraciones tributarias o las notas fiscales.

Recuerda que según nos marca la normativa, tan importante es una correcta conservación como una adecuada destrucción una vez que el plazo obligatorio haya expirado. Ni vale con tirarlos a basura ni al cubo de reciclaje. Han de ser destruidos por profesionales cualificados para esta tarea.