¿Cada cuánto tenemos que deshacernos de la información confidencial que manejamos en una empresa? ¿Cuál es la periodicidad en la destrucción de documentos más recomendable? Son preguntas muy habituales en el día a día de una compañía. De hecho, es importante que os las hagáis para poder cumplir con los plazos previstos y recomendables.

Es muy normal que en un negocio o compañía se vayan acumulando grandes cantidades de papeles y de documentación. En un primer momento, necesaria para que todo funcione y fluya. Pero pasado un tiempo, deja de tener relevancia y debemos deshacernos de todo ello según marca la legalidad vigente. La trituración de documentos hecha por profesionales es, por ejemplo, uno de los métodos más habituales y recomendables.

Tienes que saber que existen periodos de tiempo en los que está prohibido destruir ciertas documentaciones o libros de cuentas. A partir de ahí, no existe una obligatoriedad de conservarlos.

La periodicidad en la destrucción de documentos

Tenemos que tener claro que la periodicidad en la destrucción de documentos viene marcada por las propias leyes que establecen las normativas a aplicar para las actividades empresariales. Por lo tanto, debemos fijarnos en ellas.

Es por ello que lo ideal en empresas que manejen datos sensibles e informaciones confidenciales es que creen unos calendarios. Estos han de servir como orientación para saber cuándo se ha de contratar la recogida y posterior eliminación, siempre cumpliendo con los plazos legales fijados.

Por lo tanto, hemos de resumir que en lo que se refiere a la periodicidad en la destrucción de documentos, tendremos que tener presentes dos puntos. El primero, el tipo de información al que nos refiramos. No es lo mismo la información personal de clientes que un libro de cuentas. El segundo son los plazos marcados por la ley. En cualquier caso, es preciso cumplir con ambos requisitos.

Lo cierto es que una vez que establezcamos un plan y nos hagamos a él, esta actividad no nos parecerá nada extraña ni difícil y la periodicidad en la destrucción de documentos será algo que incluiremos en nuestro día a día sin problema alguno.