¿Sabías que las negligencias de los empleados son la causa del 66% de las brechas de seguridad en las empresas? Simples errores humanos, ni siquiera fallos intencionados, pueden causar severos problemas a un negocio en materia de protección de datos. De ahí, la necesidad de identificar documentos confidenciales con precisión y eficacia por parte de todo el personal.
Para evitar estas situaciones y posibles sanciones, el primer paso (y, posiblemente, el más importante) sea preparar a los trabajadores en la identificación correcta de cualquier documento con información confidencial que pueda pasar por sus manos. No estaremos invirtiendo únicamente en su formación, sino también en la protección y seguridad de nuestra compañía.
En este sentido, la importancia de detectar estos documentos confidenciales es igual que la importancia de la eliminación confidencial de residuos. En ambos casos, debemos ser conscientes de los riesgos que se corren y tratar de ponerle remedio.
¿Cómo se puede identificar documentos confidenciales de manera eficiente?
Para poder ser eficaz en esta tarea es fundamental conocer cuáles son los tipos de documentos confidenciales que se pueden manejar durante el día a día. Podemos destacar 6 grupos distintos:
- Cualquier documento que contenga información personal. Esto implica desde firmas, nombres, direcciones, números de teléfono, email, datos bancarios o de la Seguridad Social, permiso de conducir, informes médicos… Esto engloba tanto a empleados como clientes o proveedores.
- Cualquier información que sea confidencial por ley. Por ejemplo, las empresas tienen la obligación legal de proteger todos los datos de sus clientes y empleados.
- Cualquier documento que detalle la estrategia comercial de una compañía. En este grupo, podemos englobar desde información sobre investigación y desarrollo, ventas y marketing, declaraciones de ingresos o también documentos de propiedad intelectual.
- Documentos que contengan datos financieros. A la hora de identificar documentos confidenciales de carácter financiero, da igual que sean de una empresa o de una persona. Aquí, nos encontramos con recibos en cajeros, cheques, solicitudes de crédito, inversiones, transacciones…
- Cualquier documento con información confidencial que parezca inocuo. A veces, tenemos en nuestra posesión documentos con datos personales, pero que no les prestamos atención. Pueden ser ejemplos de esto billetes de avión, etiquetas de envío o facturas.
- Cualquier documento digital confidencial. Es importante remarcar que la información confidencial no la encontramos exclusivamente en papel, sino que también la podemos manejar y almacenar de manera digital.
Ten presente que, para evitar problemas, toda la información confidencial que se posea y que ya no se necesite, debe ser destruida de manera segura y siguiendo las pautas marcadas por la legalidad vigente. En NATURA ACTIVA, nos ponemos a tu entera disposición para ayudarte en todo este proceso. ¡Te esperamos!