¿Tienes claro cómo debe ser la destrucción de los libros de contabilidad? ¿Sabes siquiera si pueden destruirse o qué plazos y normativa hay que cumplir? Seguramente tengas alguna que otra duda. Por eso, vamos a aprovechar estas nuevas líneas de nuestro blog para resolvértelas. Esperamos que este artículo te sea de gran utilidad. ¡Comenzamos ya!
Como puedes saber o imaginarte, los libros de contabilidad son aquellos en los que las empresas recogen todos los datos económicos de la misma, desde facturas hasta nóminas, pasando por recibos, extractos o declaraciones de impuestos. Son totalmente confidenciales y su proceso de destrucción está definido en el Reglamento General de Protección de Datos.
Una segura destrucción de los libros de contabilidad
Por ejemplo, ¿qué dice la Ley General Tributaria? Pues la normativa vigente establece que todo libro contable, y aquí hay que incluir los libros de registros obligatorios, han de conservarse durante un plazo de cuatro años una vez que han sido legalizados. Este es el plazo que posee la Agencia Tributaria para comprobar cualquier dato que desee.
Pero también tenemos a nuestra disposición lo dispuesto en el Código de Comercio. En su artículo 30, establece un plazo de seis años en los que se debe conservar la contabilidad. Por lo tanto, aunque lo legal sean cuatro, lo más apropiado será conservar todos nuestros libros unos seis años. A partir de este plazo, la destrucción y reciclaje están permitidos con total libertad.
Como puedes imaginar, los nuevos tiempos también han traído nuevos formatos para la destrucción de los libros de contabilidad. Así, la fecha límite para la legalización en soporte digital de los libros de contabilidad es de cuatro meses tras la fecha de cierre del ejercicio.
El hecho de contar con programas y herramientas informáticas para su legalización y almacenaje provoca que guardar las tradicionales colecciones de libros ya no tenga demasiado sentido. Está considerado como una pérdida de tiempo, espacio y una agresión innecesaria al medioambiente.
Una vez cumplidos todos los plazos legales, la destrucción de los libros de contabilidad, ya sea en formato físico o informática, ha de realizarse de forma profesional para evitar la filtración de documentos o información confidencial. Recuerda que no hace mucho os ofrecimos una serie de recomendaciones sobre por qué es tan importante destruir documentos confidenciales.